A seguito dell’emergenza Coronavirus, le assemblee e i consigli di amministrazione possono tenersi mediante mezzi di comunicazione con riferimento a tutti i partecipanti alla riunione, compreso il Presidente, a condizione che nel luogo in cui è stato convocato il consiglio di amministrazione o l’assemblea sia presente il Segretario (ovvero il Notaio in caso di assemblea straordinaria).
È quanto emerge dalla lettura della recente Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano emanata in data 11 marzo in relazione al contenuto del D.P.C.M. 08.03.2020, secondo cui, per far fronte all’emergenza Covid 19 “sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto“.
È bene ricordare, che le disposizioni del codice civile (post riforma del diritto societario del 2003) prevedono che lo statuto delle società possa consentire che le riunioni assembleari e quelle del consiglio di amministrazione possano tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione.
In particolare, l’articolo 2370, comma 4, cod. civ. dispone che “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea”.
Per quanto riguarda, l’organo amministrativo, il codice civile stabilisce che “lo statuto può prevedere che la presenza alle riunioni del consiglio avvenga anche mediante mezzi di telecomunicazione“.
Nella prassi, gli statuti delle società che hanno inserito la possibilità di tenere le riunioni dell’assemblea e del consiglio di amministrazione anche mediante “mezzi di telecomunicazione” (che si esplicitano in audio o videoconferenze) prevedono la necessità che il Presidente ed il Segretario si trovino nello stesso luogo.
In deroga a tale principio, l’indicazione contenuta nel D.P.C.M. 08.03.2020, tenuto conto che è necessario in questo periodo evitare i contatti sociali e personali, consente di svolgere le riunioni assembleari e dell’organo amministrativo anche se il Presidente ed il Segretario non si trovino nello stesso luogo (e a prescindere dalla qualifica di tale ultimo soggetto, nel senso che l’apertura del Decreto riguarda sia le assemblee ordinarie sia quelle straordinarie).
È del tutto evidente che l’intervento dei Notai si rende quanto mai opportuno in questo periodo in cui si stanno avvicinando le scadenze per l’approvazione dei progetti di bilancio da parte degli organi amministrativi, e, successivamente, dei bilanci da parte delle assemblee (ferma restando la probabilità che un intervento normativo consenta uno slittamento “tout court” dei termini ordinari di 120 e di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio previsti dalla legge).
Come noto, lo slittamento del termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio ai 180 giorni è consentito solamente in presenza di una clausola dello statuto e laddove ricorrano circostanze oggettive legate alla struttura o all’oggetto della società.
Resta ovviamente aperta la questione di prevedere dei sistemi o delle procedure che consentano di garantire una corretta identificazione delle persone che partecipano alla riunione in remoto, soprattutto in quelle situazioni di società con molti soci o con diversi componenti dell’organo amministrativo (per i quali non sempre si ha una conoscenza diretta).
È usuale, in questi casi, fornire al socio o al componente dell’organo amministrativo un codice da digitare (sul telefono o all’interno di un programma software) al fine di poter garantire una corretta identificazione e presenza alla riunione.
Al contrario, nelle società “familiari” non si presentano particolari questioni, tenendo conto che il Presidente (o il Segretario) hanno una diretta conoscenza con i componenti degli organi sociali, ragion per cui sarà più facile l’identificazione degli stessi.
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